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新查册安排:第一阶段开始实施

本通告旨在公布,在《公司条例》(第 622 章) 下的公司登记册新查册

安排 (下称「新查册安排」) 的第一阶段将于 2021 年 8 月 23 日开始实施。

2. 由 2021 年 8 月 23 日起,公司就其所备存的董事登记册及公司秘书登记册上董事的通常住址及董事和公司秘书的完整身分识别号码,可选择不再提供予公众查阅。在此情况下,公司须在其登记册上提供董事的通讯地址,以及董事和公司秘书的部分身分识别号码,让公众查阅。


背景

3. 目前,公司注册处 (本处) 备存公司登记册供公众查阅,当中包含个人资料。该等个人资料包括公司的董事的通常住址及完整身分识别号码,以及公司秘书和某些其他人士 (例如清盘人及临时清盘人) 的完整身分识别号码等。由公司备存的登记册上亦载有类似的个人资料予公众查阅。


4. 根据《公司条例》有关新查册安排的相关条文 (这些条文于 2012 年 7 月获立法会通过,但尚未完全生效),公司登记册会以董事的通讯地址代替通常住址,以及以董事、公司秘书及其他相关人士的部分身分识别号码代替完整号码,让公众查阅。通常住址及完整身分识别号码 (下称「受保护资料 」 ) 只可由「指明人士」透过申请取得。同样,由公司备存的登记册上,公司可以收起受保护资料不予公众查阅。


新查册安排的实施

5. 7 项旨在分三阶段实施《公司条例》下的新查册安排而订立的附属法例包括:

(a) 《2021 年〈公司条例〉(生效日期) 公告》;

(b) 《2021 年〈公司条例〉(生效日期) (第 2 号) 公告》;

(c) 《2021 年〈公司条例〉(生效日期) (第 3 号) 公告》;

(d) 《公司 (住址及身分识别号码) 规例》;

(e) 《2021 年公司纪录 (查阅及提供文本) (修订) 规例》;

(f) 《2021 年公司 (非香港公司) (修订) 规例》;及

(g) 《2021 年公司条例 (修订附表 11) 公告》。


6. 有关的分阶段落实详情如下:

(a) 第一阶段

于 2021 年 8 月 23 日开始,公司可在其登记册上以董事的通讯地址代替通常住址,及董事和公司秘书的部分身分识别号码代替完整号码予公众查阅;


(b) 第二阶段

于 2022 年 10 月 24 日开始,公司登记册中董事索引所载的受保护资料,将以通讯地址及部分身分识别号码代替让公众查阅。

在这阶段开始后向本处登记的文件中所载的受保护资料,将不再提供予公众查阅。「指明人士」可向本处提出取览董事等人

的受保护资料;及


(c) 第三阶段

于 2023 年 12 月 27 日开始,资料当事人可向本处申请不提供已在本处登记的文件所载的受保护资料 (下称「不提供的资料),并以其通讯地址及部分身分识别号码代替让公众查阅。「指明人士 」可向本处提出取览董事等人的不提供的资料。


7. 第一阶段的主要特点及过渡安排载列于附件。



附件


新查册安排第一阶段

主要特点及过渡安排摘要


  •  根据《公司条例》第 643 (1)(a)(ii)、(2)(b)或(3)(b)条(在该条与通讯地址有关的范围内)及第 643(5)条,公司的董事登记册须载有其属自然人的董事或备任董事(下称「指明董事」)的通讯地址,而该地址不得是邮政信箱号码。


  • 《公司条例》附表 11 第 115A 条就新查册安排第一阶段实施后遵守第643(1)(a)(ii)、(2)(b) 或 (3)(b)条所载规定订明过渡安排:

(a) 公司的董事登记册,在新查册安排的第二阶段实施日期当日或之后该公司的首个周年申报表日期前,无需载有指明董事的通讯地址,但下列情况则除外:

(i) 某指明董事的详情,是在第二阶段实施日期当日或之后方首次记入有关公司的董事登记册内的;或

(ii) 载于董事登记册内的某指明董事的详情,在第二阶段实施日期当日或之后,有所更改。

(b) 公司的注册办事处地址,须视为该公司的某指明董事的通讯地址,直至


以下两者中较早者为止:

(i) 该公司将该指明董事的通讯地址记入其董事登记册内的日期;

(ii) 该公司在第二阶段实施日期当日或之后的首个周年申报表日期。


(c) 在第二阶段实施前,公司无需因下列情况而根据《公司条例》第 645(4)

条向公司注册处处长(下称「处长」)交付通知:

(i) 将某指明董事的通讯地址记入该公司的董事登记册内;或

(ii) 更改载于该公司的董事登记册内的某指明董事的通讯地址。


(d) 不过,如在紧接第二阶段实施前,有关公司的董事登记册载有某指明董事的通讯地址,而该地址不是该公司的注册办事处地址,则该公司须于第二阶段实施后起计 15 日内根据第 645(4)条就该指明董事的通讯地址向处长交付通知。


  •  根据《公司条例》第 644 及 651 条,公司可收起载于其董事登记册及公司秘书登记册内的董事的通常住址及董事和公司秘书的完整身分识别号码,不予公众查阅。


  • 《2021 年公司纪录 (查阅及提供文本) (修订) 规例》订明,身分识别号码的首部分必须提供给公众查阅。该规例中,提述该号码的首部分,即提述:

(a) 如组成该号码的字母或数目字字符序列的字符数目是双数,则该号码序列的前半部分必须提供给公众查阅;或

(b) 如组成该号码的字母或数目字字符序列的字符数目是单数,则由该序列的首个字符开始,至处于该序列正中间位置的字符为止的部分必须提供给公众查阅。


现就身分识别号码的首部分举例如下:

香港身份证号码及护照号码


来源:香港公司注册处

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